Steuerhinweis Prüfer fordert Mailverkehr zu Recht an – und was ist mit der Schweigepflicht?

Betriebsprüfer lassen sich oft die Eingangs- und Ausgangsrechnungen der Radiologie sowie die Jahresabschlussunterlagen vorlegen. In Zeiten voranschreitender Digitalisierung kommt es aber immer wieder vor, dass der Prüfer auch die Vorlage der E-Mail-Korrespondenz verlangt. Darf er das? Und wenn ja, was ist mit der ärztlichen Schweigepflicht? Eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) gibt dazu Hinweise (Urteil vom 30.04.2025, Az. XI R 15/23).

Unterlagen für einen Prüfer

§ 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) bestimmt, welche Unterlagen aufzubewahren und dem Finanzamt auf Anforderung vorzulegen sind. Dazu gehören nicht nur die Buchungsbelege, wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Jahresabschlüsse und Jahresabschlussunterlagen, sondern auch empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Unerheblich ist, ob eine Radiologiepraxis den Gewinn durch Bilanzierung oder durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt.

Dass zu den aufzubewahrenden und damit dem Prüfer vorzulegenden Handels- und Geschäftsbriefen auch E-Mails zählen, hatte der Bundesfinanzhof (BFH) bereits entschieden (Urteil vom 12.02.2020, Az. X R 8/18). Hintergrund dafür ist, dass die gesamte, den betrieblichen Bereich betreffende Korrespondenz, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts bezieht, aufzubewahren ist. Enthält also eine E-Mail rechnungslegungsrelevante Informationen, dann muss sie aufbewahrt und auf Anforderung vorgelegt werden.

Gesamtjournal ist nicht gemeint

Weil der Prüfer nur ein Anrecht auf E-Mails mit rechnungslegungsrelevanten Informationen hat, darf er nicht pauschal den kompletten E-Mail-Verkehr der Radiologie anfordern. Die Anforderung eines Gesamtjournals, welches auch Informationen zu E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthält, ist damit unzulässig. Fordert der Prüfer aber die komplette steuerlich relevante E-Mail-Korrespondenz an, die im Zusammenhang mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen steht oder einen bestimmten steuerlich relevanten Sachverhalt betrifft, so ist der Anforderung zu folgen. Zu diesem Ergebnis kam der BFH in dem neueren Urteil (Urteil vom 30.04.2025, Az. XI R 15/23).

Hinweis: Zum Problem wird oft, dass der E-Mail-Verkehr regelmäßig nicht so strukturiert ist, dass sich automatisch die E-Mails, auf welche der Prüfer ein Anrecht hat, herausfiltern lassen. Es obliegt daher dem Radiologen, von den angeforderten Mails vorab die Mails herauszufiltern und nicht vorzulegen, die keine Steuerrelevanz haben. Der Radiologe kann dagegen nicht verlangen, dass der Prüfer seine Anforderung weiter eingrenzt und sich zum Beispiel auf bestimmte Suchbegriffe oder Mitarbeiter beschränkt.

Was ist mit der Schweigepflicht?

In vielen Radiologie-Einheiten stellt sich aufgrund der angeforderten Daten und Unterlagen die Frage, ob die Anforderung mit der ärztlichen Schweigepflicht kollidiert und sich auf dieser Basis die Vorlage der angeforderten E-Mails verweigern lässt. Zwar ist es so, dass hinsichtlich der Preisgabe von Patientendaten, Diagnosen, Behandlungen usw. ein Auskunftsverweigerungsrecht besteht (§ 102 AO). Allerdings gestattet der BFH, dass der Prüfer die Daten in neutralisierter Form verlangen darf (s. u. a. BFH-Urteil vom 28.10.2009, Az. VIII R 78/05). Damit ist es Sache der Radiologie, die vom Prüfer angeforderten Unterlagen und Daten mit rechnungslegungsrelevantem Inhalt vor einer Vorlage um die der Schweigepflicht unterliegenden Angaben zu neutralisieren (z. B. zu „schwärzen“).