von RAin, FA MedR Dr. Birgit Schröder, Hamburg, www.dr-schroeder.com

Immer mehr Praxen berichten darüber, dass Termine entweder gar nicht oder sehr kurzfristig abgesagt werden. Eine Ersatzbelegung ist dann nicht mehr möglich. Dabei scheinen die Patienten, die sich terminuntreu verhalten, gar kein Bewusstsein für das dahinterstehende Problem zu haben – den wirtschaftlichen Folgen für die Praxis.

Einführung

Theoretisch sollte es selbstverständlich sein – eine Dienstleistung, die der Patient in Anspruch genommen hat, muss er auch bezahlen. Ein Termin, der nicht in Anspruch genommen wird, wird rechtzeitig abgesagt. Soweit die Theorie. Im Praxisalltag sieht es leider gänzlich anders aus. Immer mehr Praxen klagen nicht nur über eine sinkende Zahlungsmoral, sondern zunehmend auch über sinkende Termintreue. Was tun, um Patienten für das Thema zu sensibilisieren und ggf. auch zu „erziehen“? Mit Patienten ist es oftmals ein wenig wie mit Kindern – liebevolle Konsequenz führt zum Erfolg!

Bewusstsein der Patienten schärfen

Von allein wird sich – wie so oft – leider nichts bewegen. Wenn Erinnerungen und Ermahnungen nicht zum Erfolg führen, hilft nur der wirtschaftliche Druck – das Geld. Immer mehr Praxen sind deshalb dazu übergegangen, eine „Ausfallgebühr“ einzuführen. Diese Gebühr wird in der Regel dann eingefordert, wenn ein Termin nicht mindestens 24 Stunden vorher abgesagt wird. Dahinter stehen 2 Gedanken – zum einen: Zeit ist Geld. Ein Termin kann in der Regel nicht kurzfristig neu vergeben werden. Zum anderen soll Patienten mit dieser „Drohung“ mehr Termintreue „anerzogen“ werden. Es soll das Bewusstsein vermittelt werden, dass es überhaupt ein Problem für die Praxis darstellt, dass Patienten sich nicht an ihre Termine halten. Es gibt immer wieder Patienten, denen das nicht bewusst oder auch vollkommen gleichgültig ist.

Es gibt aber auch Praxen, die ganz bewusst solche Gebühren nicht fordern, weil sie befürchten, (langjährige) Patienten damit zu verschrecken. Diese Befürchtung ist vollkommen nachvollziehbar, aber in den meisten Fällen nicht begründet. Im Gegenteil: In Kenntnis der möglichen finanziellen Folgen bemühen sich viele Patienten eher darum, Termine auch einzuhalten.

Kleine Patientengruppe bereitet Terminprobleme

Es geht ohnehin in den meisten Praxen nur um eine sehr kleine Gruppe von Patienten. Denn der Großteil kommt zu vereinbarten Terminen und meldet sich, wenn er verhindert ist. Aber eine kleine Gruppe ist hartnäckig und hält Termine entweder gar nicht ein oder sagt so kurzfristig ab, dass kein Ersatzpatient mehr gefunden werden kann.

Vereinbarung ist erforderlich

Zwischen Patient und Arzt besteht ein Behandlungsvertrag im Sinne des § 630a BGB. Dieser bestimmt u. a.: Durch den Behandlungsvertrag wird derjenige, der die medizinische Behandlung eines Patienten zusagt (Behandelnder), zur Leistung der versprochenen Behandlung verpflichtet. Der andere Teil (Patient) ist zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet, soweit dies nicht durch einem Dritten zufällt.

Diesen Vertrag kann ein Patient grundsätzlich jederzeit kündigen. Dafür ist keine Schriftform erforderlich – es reicht sog. konkludentes Handeln. Das kann beispielsweise auch durch Nichterscheinen zum Termin zum Ausdruck gebracht werden.

 

Voraussetzungen für eine Ausfallgebühr

Im Rahmen eines geschlossenen Arztvertrags befindet sich der Patient in einem Annahmeverzug, wenn er einen fest vereinbarten und für ihn freigehaltenen Termin nicht einhält. Ein finanzieller Anspruch setzt grundsätzlich voraus, dass

• bei einer gut organisierten Bestellpraxis ein fester Behandlungstermin mit dem Patienten vereinbart worden ist,

• darauf hingewiesen wurde, dass bei Nichterscheinen oder Unpünktlichkeit die reservierte Zeit in Rechnung gestellt wird und

• dem Behandler auch tatsächlich ein Schaden entstanden ist, also kein „Ersatzpatient“ behandelt werden konnte.

Unabhängig davon sind Fälle denkbar, in denen die Geltendmachung unbillig ist. Das kann der Fall sein, wenn ein Unfall Ursache dafür war, dass ein Termin nicht eingehalten werden konnte oder ein Todesfall in der Familie dazwischen kam. Von diesen sehr seltenen Ausnahmefällen abgesehen, besteht zunächst einmal grundsätzlich ein Anspruch. Zu beachten ist, dass sich diese Vereinbarungen immer an den verbraucherfreundlichen Regelungen des Rechts der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Gebührenordnung für Ärzte messen lassen müssen.

Bemessung der Höhe

Die Höhe, die geltend gemacht wird, wird unterschiedlich berechnet: Einige Praxen setzen das entgangene Honorar abzüglich ersparter Aufwendungen an. Viele Praxen ziehen allerdings die Vereinbarung von Pauschalen vor. Diese orientieren sich an den durchschnittlichen Einnahmen während der Dauer des vereinbarten Termins. Wer das Ausfallhonorar auf der Basis des durchschnittlichen Kostenfaktors seiner Praxis berechnen möchte, sollte sich an seinen Steuerberater wenden. Im Streitfall muss die Praxis den entstandenen Schaden konkret beziffern und beweisen. Da ersparte Aufwendungen anzurechnen sind, sollte die Pauschale nicht identisch mit den abzurechnenden Gebühren sein.

Wichtige Inhalte einer Vereinbarung

Eine Vereinbarung mit dem Patienten sollte folgende Punkte enthalten:

• Dem Patient sollte deutlich vermittelt werden, dass der Termin nur für ihn freigehalten wird.

• Erforderlich ist eine klare Regelung, bis wann (beispielsweise 24 Stunden vorher) und wie (per Telefon, Fax, E-Mail) eine Absage zu erfolgen hat.

• Die Höhe des Ausfallhonorars sollte klar festgelegt werden.

• Die Vereinbarung ist dem Patienten schriftlich zur Unterzeichnung vorzulegen.

• Zur Erinnerung sollte die Vereinbarung regelmäßig „erneuert“ werden, um nicht in Vergessenheit zu geraten.

• Ein Exemplar der Vereinbarung ist dem Patienten auszuhändigen.

Durchsetzung der Ansprüche

Wenn der Patient seinen Termin unentschuldigt versäumt hat, ist ihm zeitnah eine Rechnung zu übersenden. Zahlt er diese nicht und zeigt auch eine Mahnung keine Wirkung, ist zu überlegen, ob der Anspruch gerichtlich geltend gemacht werden soll.

In einem Zivilverfahren vor Gericht kann es zu einer mündlichen Verhandlung unter Ladung des Praxisinhabers mit Zeugenvernehmung der Mitarbeiter kommen. Wer diesen Weg nicht gehen möchte, sollte sich darüber im Klaren sein, dass Ausfallgebühren nur dann ihre volle Wirkung zeigen können, wenn sie auch durchgesetzt werden. Ansonsten spricht es sich – gerade im ländlichen Bereich – schnell herum, dass es sich nur um einen zahnlosen Tiger handelt.

Fazit

Ein Ausfallhonorar setzt einen wirksamen Behandlungsvertrag, eine Verantwortlichkeit des Patienten und einen Schaden in Form eines Umsatzausfalls voraus. Die Rechtsprechung ist nicht einheitlich, aber es gibt vermehrt Urteile zugunsten der Praxen, bspw. Amtsgericht Bielefeld (Az. 411 C 3/17, Urteil vom 10.02.2017). Entschieden wurde, dass ein Patient wegen eines erst am gleichen Tag abgesagten Behandlungstermins ein Ausfallhonorar in Höhe von 375,02 Euro zahlen muss, da der Termin spätestens 48 Stunden vorher hätte abgesagt werden müssen.

Aber unabhängig davon gilt: Nur eine Vereinbarung über ein Ausfallhonorar schafft Verbindlichkeit. Ohne eine solche besteht keine Möglichkeit, einen finanziellen Anspruch geltend zu machen. Kommt ein Patient, der bis dahin immer zuverlässig war, einmal nicht zum Termin, sollte überlegt werden, wie damit umgegangen wird. Es ist also Fingerspitzengefühl gefragt. Unabhängig davon, ob eine Ausnahmeentscheidung getroffen wird und im Einzelfall auf die Geltendmachung des Anspruchs verzichtet wird – mit einer Vereinbarung besteht wenigstens die Möglichkeit dazu.

Weiterführender Hinweis

• „Muster-Terminvereinbarung“ zum Download unter www.rwf-online.de