Fehlzeiten im Team reduzieren

von Rolf Leicher, Kommunikationstraining, Heidelberg

Fehlzeiten von Teammitgliedern wird es immer geben. Allerdings sind Fehltage aufgrund von Unzufriedenheit mit der Arbeit vermeidbar. Denn eine motivierte MFA kommt auch dann in die Praxis, wenn sie Kopfschmerzen hat oder sich „nicht fit“ fühlt, während die unzufriedene Kollegin einen Tag zu Hause bleibt.

Fehlzeiten verringern

Fehlzeiten stören nicht nur den Ablauf einer Praxis, sie wirken sich durch möglicherweise entstehende Hektik negativ auf die Behandlung der Patienten aus. Für das Team bedeutet die Abwesenheit einer Kollegin, dass Arbeiten neu eingeteilt werden müssen und zum Beispiel die Abrechnung und der Schriftverkehr nur mit Verzug erledigt werden können. Dadurch erhöht sich auch die Fehlerhäufigkeit. Den Ärger über Fehlzeiten spüren dann meist die Patienten. Ihnen gegenüber darf das Fehlen einer MFA aber nie erwähnt werden. Warum jemand anwesend ist oder nicht, geht neugierige Patienten nichts an. Personalprobleme und Fehlzeiten sind ein Tabu-Thema in der Patientenkommunikation!

Natürlich sinkt der Krankenstand, wenn Teammitglieder motiviert sind. Die Wünsche der Mitarbeiterinnen an ihren Arbeitsplatz sollten daher so weit wie möglich erfüllt sein. Zuerst sind daher die Ursachen der Fehlzeiten zu ermitteln – einige Beispiele:

  • Sowohl Über- als auch Unterforderung kann zu Fehlzeiten führen. Besonders wenn die MFA in Stoßzeiten, wie z. B. am Montagvormittag fehlt, liegt der Verdacht nahe, dass sie sich überfordert fühlt. Die Lösung: Optimieren Sie Ihre Terminplanung und Hektik in Stoßzeiten wird seltener auftreten.
  • Fehlzeiten wegen Grippe können reduziert werden, wenn das Team sich gegen Grippe impfen lässt.
  • Richtiges Sitzen und ergonomisches Arbeiten am Computer verhindern Rückenprobleme und beeinflussen Fehlzeiten wesentlich.
  • Auch dauerhafter Stress führt zur kurzfristigen Fehlzeit.

Merke

Fehlzeitenmanagement darf nicht dazu führen, dass Halbkranke weiter arbeiten, nur um nicht aufzufallen, um in der Folge erst richtig krank zu werden!

 

Einstellung zur Arbeit ist ausschlaggebend

Wer verstehen will, warum ein Teammitglied fehlt, sollte sich zuerst mit den möglichen positiven (Pflichtbewusstsein, Loyalität usw.)sowie negativen Empfindungen (Langeweile, schlechtes Betriebsklima usw.) der Kollegin auseinandersetzen. In einem Gespräch kann man die Arbeitszufriedenheit und die Gründe für das Fehlen ermitteln und rechtzeitig handeln. Das intensive Gespräch mit der MFA macht zudem deutlich, wie ernst der Arzt ihr Fehlen nimmt. Für ihn stellt sich die Frage, wie er Möglichkeiten zur Senkung der Fehlzeiten findet – einige Vorschläge:

  • Wer sich langweilt, freut sich bestimmt über eine anspruchsvollere Arbeit oder eine Fortbildung.
  • Wer einen langen Anfahrtsweg hat, freut sich vielleicht über einen Zuschuss zu den Benzinkosten.
  • Und wer gut arbeitet, möchte dafür ebenso gelobt werden, wie die Kollegin, die nie fehlt – dieses Lob darf natürlich niemanden diskriminieren, der gerade fehlt.