Datenschutzerklärung – Einscannen schützt vor Aufbewahrung nicht

Frage | „Dürfen wir die Datenschutzerklärungen der Patienten nach dem Einscannen vernichten?“

Antwort | Das Ergebnis vorweg: Der Radiologe sollte die unterschriebene Einwilligung eines Patienten zum Datenschutz aufbewahren. Eine Frist zur Löschung als solche gibt es nicht – aber: Die Einwilligung ist quasi wie ein Vertrag einzustufen und einen Vertrag würde man ja auch nicht wegwerfen.

Mit der „Datenschutzerklärung“ in der Frage ist wohl die „Einwilligung des Patienten“ gemeint. Eine solche ist nicht erforderlich, wenn es um eine routinemäßige radiologische Behandlung geht. Denn hier erfolgt die Datenverarbeitung für die Erfüllung des (Behandlungs-)Vertrags und kann meistens auf eine gesetzliche Grundlage gestützt werden (Art. 9 Abs. 2 Buchst. h Datenschutz-Grundverordnung [DS-GVO] i.V.m. § 22 Abs. 1 S. 1 Buchst. b Bundesdatenschutzgesetz [BDSG]). Doch dies gilt nur für den einfachen Grundfall. So benötigt der Radiologe bei einer über die Vertragserfüllung hinausgehenden „Abwicklung“ eine Einwilligung des Patienten, z. B. bei der ärztlichen Abrechnung unter Hinzuziehen einer privaten Verrechnungsstelle oder bei der Teilnahme an einem Online-Terminservice.

Die Voraussetzungen für eine wirksame Einwilligung sind in Art. 7 DS-GVO geregelt: Sie muss über Reichweite und Umfang der Datenverarbeitung informieren, auf einen Fall zugeschnitten, freiwillig und unmissverständlich sein. Die Einwilligung kann mündlich, schriftlich oder elektronisch erfolgen. Aber: Eine schriftliche Einwilligung ist in jedem Fall rechts- und beweissicher.

Der Radiologe muss im Zweifel nachweisen können, dass alles ordnungsgemäß gelaufen ist und dass der Patient eingewilligt hat. Diese Pflicht ist Ausprägung der allgemeinen Rechenschaftspflicht. Sie kann am besten mit einer Einwilligung im Original erfüllt werden! Scannt man die Einwilligung ein: umso besser. Doch eine eingescannte Unterlage kann theoretisch nachträglich verfälscht werden, indem z. B. auf dem Scanner entsprechende Passagen abgedeckt werden. Deshalb ist es besser, das Original zu behalten.

Merke

Holen Sie die Einwilligung des Patienten in die Datenverarbeitung ein, sobald seine Daten zu Zwecken genutzt werden, die über das Erfüllen des Behandlungsvertrags hinausgehen. Bewahren Sie die Einwilligung im Original auf.

 

(mitgeteilt von RAin, Externe Datenschutzbeauftragte Heike Mareck, Dortmund)

Weiterführender Hinweis