„Elektronische Lohnsteuerkarte“ startet 2013 mit längerer Kulanzfrist

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz ELStAM) sollten ursprünglich bereits in 2011 eingeführt werden, da die (Papier-)Lohnsteuerkarte letztmalig für das Kalenderjahr 2010 ausgestellt wurde. Nachdem der Starttermin gleich (mehrfach) verschoben worden ist, soll das neue Verfahren nun mit Wirkung zum 1. Januar 2013 an den Start gehen – allerdings mit einer einjährigen Einführungsphase. Dies geht aus einem Entwurfsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 2. Oktober 2012 hervor. Da die entsprechenden Regelungen noch nicht in das parlamentarische Verfahren des Jahressteuergesetzes 2013 eingebracht bzw. noch nicht endgültig verabschiedet worden sind, ist das Schreiben „nur“ als Entwurf veröffentlicht worden.

Die neuen Spielregeln

Die neuen Spielregeln lassen sich auszugsweise wie folgt zusammenfassen:

Zum Abruf der Arbeitnehmer-Daten benötigt der Arbeitgeber dessen Identifikationsnummer und dessen Geburtsdatum. Der Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber ist ab 1. November 2012 mit Wirkung ab 2013 möglich. Ab 2013 besteht zwar für jeden Arbeitgeber die Pflicht, das Verfahren zu nutzen, es besteht jedoch eine Kulanzfrist bzw. ein Einführungszeitraum bis zum 31.Dezember 2013.

In diesem Zeitraum kann jeder Arbeitgeber frei entscheiden, wann er mit der Nutzung beginnt und ob er das Verfahren zunächst nur für einen Mitarbeiter oder aber gleich für mehrere Angestellte nutzen möchte. Allerdings müssen Arbeitgeber die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abrufen. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist also verspätet.

Bis zur Anwendung der durch den Arbeitgeber abgerufenen ELStAM gelten die bisher gewährten Freibeträge des Arbeitnehmers weiter. Erst dann verlieren auch die Lohnsteuerkarte 2010 und etwaige Ersatzbescheinigungen 2011, 2012 oder 2013 ihre Gültigkeit.

Wichtig: Der Arbeitgeber kann auf eine sofortige Anwendung der im Einführungszeitraum erstmals abgerufenen ELStAM einmalig verzichten und die bisherigen Daten sechs Monate ab dem Abruf weiter als Grundlage für die Lohnabrechnung verwenden. Vorteil: Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die abgerufenen ELStAM zur Überprüfung vorab mitteilen und so etwaige Abweichungen im Vorfeld klären. Hierfür wird die Verwaltung einen Vordruck „Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)“ unter www.formulare-bfinv.de zum Abruf bereitstellen. Der Sechs-Monats-Zeitraum gilt selbst dann, wenn er über das Ende des Einführungszeitraums (31. Dezember 2013) hinausreicht.

Praxistipp

Unter www.elster.de soll ein „Leitfaden für Lohnbüros“ veröffentlicht werden, der unter anderem darüber informiert, welche Maßnahmen im Falle falscher ­ELStAM zu treffen sind.